Warsztaty przedwdrożeniowe często są traktowane „po macoszemu”: trudno na początku drogi projektowej dostrzec potrzebę poświęcania czasu i środków na rozmowę o projekcie IT, który i tak ma się wydarzyć. A może warto zainwestować do 10% budżetu projektu, by urealnić koszty wdrożenia, a czasem obniżyć je nawet do 20%?
Analiza przedwdrożeniowa to warsztaty przed rozpoczęciem wdrożenia systemu: jedno lub kilka spotkań ze wszystkimi grupami interesariuszy po stronie klienta oraz przedstawicielami potencjalnego dostawcy (zazwyczaj ze strony sprzedaży, analityków biznesowych oraz developerów). Oprócz licznych korzyści pozwala uniknąć bardzo szerokich widełek cenowych, które można otrzymać w wycenie niepoprzedzonej dokładną analizą.
W sytuacji idealnej klient przekazuje sprzedawcy specyfikację projektu/produktu zawierającą wymagania, na bazie których można oprzeć wycenę i nieco zawęzić margines błędu. Warto przy tym zaznaczyć, że solidnie przygotowana wycena projektu IT (niezależnie od tego, czy jest to projekt wdrożenia czy rozwoju systemu) zawsze zawiera bufor finansowego bezpieczeństwa inwestycji, czyli tzw. widełki. Dlaczego?
Kiedy mamy do czynienia ze złożonym i długoterminowym projektem IT, nawet najlepszy specjalista ds. rozwoju biznesu nie będzie w stanie wycenić co do godziny pracy developerów, project managerów i pozostałych członków zespołu realizującego projekt. W toku działań często pojawiają się potrzeba zmian czy korekty założeń. Z kolei nawet najdrobniejsze niedoszacowanie budżetu może negatywnie wpłynąć na współpracę po obu stronach. Dlatego wycena zawsze powinna zawierać zakres, na który klient jest przygotowany finansowo.
Analiza przedwdrożeniowa pozwala uniknąć dużych widełek cenowych i urealnia wycenę
Od tego jak szerokie będą widełki zależy między innymi dokładność otrzymanych wymagań. W momencie, kiedy potencjalny dostawca rozwiązania otrzymuje jedynie ogólne założenia, musi założyć wariant minimum i maksimum, który często może zaskoczyć klienta.
Kiedy nie mamy dostępu do dokumentacji, specyfikacji czy zebranych wymagań (zarówno technologicznych, jak i biznesowych), zakładamy, że w projekcie może wydarzyć się “wszystko”. W efekcie taka wycena oscyluje np. pomiędzy 60 000 a 120 000 złotych. Dlatego zawsze, gdy to możliwe, proponujemy potencjalnym klientom przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej w formie aktywnego uczestnictwa w warsztacie – wyjaśnia Miłosz Kocot, Business Development Specialist w Programa.
Każdy projekt wdrożenia czy rozwoju dedykowanego systemu informatycznego jest realizowany w założonym harmonogramie, często pod presją czasu. Nawet długoterminowe realizacje, poparte jak najbardziej urealnionym harmonogramem, powinny jak najszybciej się rozpocząć i zakończyć.
Stąd może wynikać opór części klientów, którzy w procesie analizy przedwdrożeniowej upatrują przedłużenia projektu i rozpoczynania go od “rozmów” w miejsce zdecydowanego działania. Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa wymaga czasu, jednak w ostatecznym rozrachunku realnie skraca czas trwania projektu. Poprzez zebranie i skodyfikowanie wymagań zespół developerów z Project Managerem na czele może sprawnie realizować działania zgodnie z wytyczonym harmonogramem.
Efektem przeprowadzenia warsztatu przedwdrożeniowego może być skrócenie czasu trwania projektu nawet o kilka tygodni
Co więcej - analiza przedwdrożeniowa jest skutecznym narzędziem wspierającym komunikację na linii klient - dostawca. Wzajemne zrozumienie potrzeb, wymagań i oczekiwań względem efektu końcowego minimalizuje ryzyka związane z koniecznością licznych korekt projektu w czasie jego trwania. Dzięki analizie przedwdrożeniowej oba zespoły są dobrze przygotowane do startu projektu z pełną produktywnością już od pierwszych dni realizacji.
Kolejnym argumentem podawanym “przeciw” warsztatom przedwdrożeniowym bywają koszty. Załóżmy, że wstępna wycenia oscyluje w okolicach 60 000 - 120 000 złotych. Klient, słysząc o możliwości przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej, traktuje warsztat wyceniony na circa 10% wartości projektu jako dodatkowy koszt w projekcie. Warto jednak potraktować czas i środki finansowe przeznaczone na analizę jako inwestycję, nie wydatek. Jeśli podsumowalibyśmy koszty (w tym także czas wszystkich osób zaangażowanych w projekt po obu stronach) finalne projektu rozpoczętego analizą, często okaże się, że jego realizacja trwa krócej i kosztuje mniej i mieścimy się np. w sumarycznym budżecie 90 000 złotych.
Efektem końcowym warsztatu jest specyfikacja - dokument opisujący procesy biznesowe będące przedmiotem projektu, zebrane od grup interesariuszy wymagania oraz rekomendowane technologie wraz z dokładnym harmonogramem projektu. Mówiąc wprost - to dokładny “przepis” na sprawną realizację projektu w realnym czasie i budżecie.
Klienci coraz częściej przekonują się do przeprowadzenia warsztatów przedwdrożeniowych. Inwestując swój czas i ułamek środków przeznaczonych na cały projekt, klient bierze czynny udział w tworzeniu zrębów wyceny i strategii. Wówczas ma okazję dobrze sprecyzować swoje wymagania i już na tym etapie skorygować ewentualne nieścisłości. Nie zdarzyło się nam jeszcze, aby klient nie docenił tego procesu - mówi Denis Pokotycki, Business Analyst w Programa.
Podejmując decyzję o rozpoczęciu nowego projektu IT (niezależnie od tego, czy jest to rozwój już istniejącego rozwiązania czy stworzenie go “od podstaw”) klient na ogół skupia się na tym, że ma to być system usprawniający konkretny proces np. produkcję, logistykę czy sprzedaż. Zakłada, że wdrożenie systemu automatycznie rozwiąże problem, jaki ma organizacja. Jednak klient rzadko kiedy ma wyobrażenie, jak jego rozwiązanie ma wyglądać i jak konkretnie działać, żeby ten proces usprawnić. Dlatego tak istotne są warsztaty, podczas których specjaliści zadadzą szereg pytań i postarają się znaleźć odpowiedzi na pytanie, jak system ma być skonstruowany, by rzeczywiście pomógł klientowi w pracy.
Dobry zespół po stronie dostawcy podczas warsztatów zada dużo pytań
Warsztaty przedwdrożeniowe zakładają aktywny udział przedstawicieli wszystkich grup, które będą zaangażowane w realizację projektu. Pozwala to na uzyskanie pełnego obrazu aktualnej sytuacji oraz na zebranie maksymalnej ilości informacji przez zespół dostawcy. umiejętnie zadane pytania pomogą określić cel krótko- i długoterminowe, wziąć pod uwagę równoległe wydarzenia mogące mieć wpływ na projekt (nowe produkty, fuzje itp.) i ściśle sprecyzować oczekiwane po wdrożeniu efekty. Pozostając częścią organizacji w toku codziennej pracy może się zdarzyć, że długoterminowa perspektywa zniknie nam sprzed oczu, przysłonięta przez codzienne obowiązki. Zapraszając na warsztat zespół zewnętrzny klient ma szansę ponownie zobaczyć horyzont.
Nowy projekt często jawi się jako lśniący sportowy samochód, powiew nowoczesności i technologii jutra. Co jednak, jeśli do realizacji celów nie potrzebujemy bolidu, a niewielkiego elektrycznego auta, które można zaparkować niemal wszędzie i nie przejmować się zanieczyszczeniem środowiska?
Analiza przedwdrożeniowa to skuteczny sposób na urealnienie potrzeb. Nowości niewątpliwie kuszą, ale drogi i złożony projekt informatyczny nie będzie gwarancją sukcesu jeśli będzie… projektem na wyrost. Solidny dostawca usług IT już podczas analizy zasugeruje kształt projektu dopasowany do REALNYCH oczekiwań i celów. Wyobrażony tankowiec może finalnie okazać się zwinnym jachtem, ale może też okazać się, że zamiast “elektryka” tak naprawdę potrzebujemy właśnie bolidu, bo musimy położyć nacisk na osiągi od zera do setki.
Grunt to uniknąć w finalnym rozrachunku niemiłego zaskoczenia: zarówno przy przepłaceniu za zbędne elementy, jak i w momencie, gdy zakres wdrożenia okaże się znacznie szerszy niż pierwotnie zakładano.
Skuteczna analiza przedwdrożeniowa wymaga aktywnego udziału przedstawicieli klienta w tworzeniu dokumentu. Bez wniknięcia w głąb procesów i potrzeb organizacji finalny dokument będzie nieprecyzyjny, a to zaprzeczy całej idei analityki biznesowej.
Czas poświęcony na udział w warsztatach to inwestycja. Zaangażowanie w projekt od fazy przed wdrożeniem pomaga uzyskać niezbędną do jego płynnej realizacji wiedzę, a także finalnie skrócić czas jego realizacji. Dodatkowy profit to większe związanie emocjonalne z projektem, wzrost poczucia odpowiedzialności za powodzenie projektu, a tym samym, po prostu przyjemniejsza i spokojniejsza praca.
Warsztaty przed wdrożeniem mają jeszcze jedną istotną zaletę. To realna oszczędność pieniędzy. Jeśli przed rozpoczęciem projektu nie zostaną szczegółowo omówione oczekiwania względem tworzonego systemu, to za każdą zmianę funkcji w trakcie jego trwania trzeba będzie słono zapłacić. Doskonale widać to na poniższym diagramie bólu, który mówi o tym, że im bliżej prac projektowych, tym dokonywanie zmian i projektowanie funkcji jest tańsze lub nawet bezkosztowe. Analogicznie - im bliżej końca projektu, tym wszelkie zmiany są droższe.
"Diagram bólu" - przykładowy koszt zmian w kolejnych etapach projektu
Opracowanie własne na podstawie M. Żmigrodzki
Zarządzanie projektami dla początkujących: jak zmienić wyzwanie w proste zadanie
Już na etapie decyzji o realizacji projektu i wyborze potencjalnego dostawcy warto zaangażować do współpracy firmę będącą partnerem biznesowym, nie zaś jedynie wykonawcę zleconych zadań, który nie będzie merytorycznym wsparciem na każdym etapie projektu.
Rolą całego procesu analizy przedwdrożeniowej jest włożenie w krótkim czasie maksymalnej ilości energii w to, aby projekt został możliwie dokładnie zaplanowany. Podejście partnerskie ułatwia pracę; przy założeniu, że konsultant sprzedaży we współpracy z developerami i analitykiem biznesowym dokładają wszelkich starań, aby realizacja projektu przyniosła klientowi szereg oczekiwanych korzyści, obie strony mogą z pomocą otwartej komunikacji rozmawiać o szansach i wyzwaniach i wspólnie przygotować wysokiej jakości dokument analizy.
To także możliwość przetestowania potencjalnego partnera - poznania jego sposobu pracy i oceny, czy dobrze się z nim współpracuje i czy warto tę współpracę kontynuować.
Wymiernym i “fizycznym” produktem warsztatów jest dokument stanowiący dokładną specyfikację planowanego projektu: zbiór wymagań, określone cele, budżet i harmonogram.
Czasami efektem warsztatów przedwdrożeniowych mogą być nawet makiety i prototypy
Co istotne - wykonanie analizy przedwdrożeniowej z dostawcą A nie determinuje kontynuacji współpracy przy wdrożeniu. Klient otrzymuje wysokiej jakości materiał, który jest podstawą do dalszych rozmów z dowolnym software house’em. Daje to z jednej strony swobodę zbadania rynku, z drugiej zaś - pewność, że wychodzimy z zapytaniem ofertowym jak najlepiej przygotowani do kolejnych kroków. Innymi słowy - zainwestowanie w warsztaty przedwdrożeniowe jest w zasadzie zawsze uzasadnione.
Z doświadczenia zespołu Programy wynika jednak, że dobrze rozpoczęta warsztatami współpraca często owocuje kontynuacją projektu w ramach już zintegrowanego zespołu, który pracował razem w fazie analizy.
Analiza przedwdrożeniowa staje się standardem w realizacji projektów IT. Zarówno klienci, jak i dostawcy doceniają zalety tej współpracy i realne profity czasowo-finansowe, które pozwalają nieco uprościć realizację nawet złożonych projektów wdrożeniowych czy rozwojowych.
To krok w stronę odpowiedzialnego biznesu; inwestowania środków w cyfrową transformację opartą na danych, wiedzy i dokładnie zbadanych potrzebach.
Czytaj też:
Wszystko co musisz wiedzieć o wdrażaniu projektu IT i jego kosztach
Jeśli chcesz być na bieżąco z treściami Programy™, obserwuj nas.