Masz pomysł na aplikację webową, wyobrażasz sobie, jak ma wyglądać i działać, potrzebujesz “tylko” znaleźć zaufanego partnera, który Twoją wizję przekuje w funkcjonalne narzędzie. Weryfikujesz więc kompetencje i doświadczenie różnych software house’ów i gdy masz już swoich faworytów, prosisz o wycenę Twojego projektu. I tutaj zaczynają się schody.
Okazuje się, że przygotowanie wyceny mocno Cię angażuje, trwa, a czasami nawet kosztuje. Co więcej, jest to proces bardzo złożony i zależy od wielu czynników. Nie ma też jednego, standardowego sposobu wyceniania realizacji projektów - propozycje software house’ów różnią się od siebie, często znacząco. Jak się więc przygotować do wyceny i czego oczekiwać od partnera? Przede wszystkim wiedzieć, co powinna obejmować wycena projektu i co potrzebuje Twój partner zrobić, by stworzyć dla Ciebie aplikację.
Zacznij od przygotowania dobrej odpowiedzi na pytanie, co jest celem projektu i jaką wartość biznesową ma Ci dać jego realizacja. Jak chcesz to osiągnąć? Jak wyobrażasz sobie działanie Twojego narzędzia? Jakie są główne założenia projektu? Odpowiedzi powinny być jasne i zrozumiałe zarówno dla Ciebie, jak i partnera IT.
Warto przedstawić podwykonawcy dokumentację projektową dokładnie opisującą to, co ma zostać wykonane. Dzięki temu Twój partner przygotuje racjonalną - bo opartą na zdefiniowanych potrzebach, wymaganiach i zasobach - wycenę Twojego projektu. Jeśli nie posiadasz dokumentacji to albo zlecasz jej przygotowanie swojemu działowi IT lub zewnętrznemu analitykowi biznesowemu albo wspólnie z partnerem omawiasz krok po kroku wszystkie elementy projektu. Ten proces fachowo nazywa się “User Story Mapping” i służy zebraniu wszystkich wymagań.
W praktyce wygląda to tak: reprezentant partnera siada z klientem i spisuje wszystkie potrzeby projektowe. Następnie przekazuje je wewnętrznemu zespołowi, który będzie odpowiadał za realizację projektu: począwszy od analityka biznesowego IT, przez grafika i specjalistę od UX, po programistę, testera i menedżera projektu. Innymi słowy - w przygotowanie wyceny zaangażowane są wszystkie osoby, które będą uczestniczyć w projekcie. To jeden z czynników warunkujących jej precyzyjność.
Podczas User Story Mapping z pewnością pojawi się wiele pytań do projektu. Zostają one zadane klientowi, którego zadaniem jest udzielenie możliwie pełnej informacji zwrotnej. Dzięki temu zespół coraz dogłębniej poznaje istotę projektu i definiuje zadania, które muszą zostać zrealizowane. A wiedząc, co dokładnie jest do zrobienia, łatwiej to wycenić.
Zasada jest prosta - im bardziej unikalny i skomplikowany projekt, tym koszt jego realizacji będzie wyższy (zależny m.in. od liczby osób zaangażowanych + ich kompetencji). Zadbaj o to, by odpowiedzi przekazywane partnerowi były możliwie wyczerpujące - od tego, czy trzeba będzie robić serię doprecyzowujących pytań czy nie, zależy czas przygotowania wyceny.
Ważne, by już podczas procesu zbierania wymagań zgłosić wszystkie oczekiwania co do funkcjonalności narzędzia. Pozwoli to uniknąć dodatkowych kosztów wynikających z dodawania nowych zadań lub ich zmiany. Oczywiście na każdym etapie projektu można wprowadzać poprawki i ulepszenia, ale to kosztuje. Im później, tym więcej. Tę sytuację dobrze przedstawia poniższy diagram bólu.
Opracowanie własne na podstawie M. Żmigrodzki
Zarządzanie projektami dla początkujących: jak zmienić wyzwanie w proste zadanie
Podsumowując - przygotowanie wyceny trwa (raczej dłużej niż krócej) i zależy od bardzo wielu czynników. Zebranie wymagań jest czasochłonne, ale konieczne, byś na koniec projektu otrzymał dokładnie takiego narzędzie, jakiego potrzebujesz.
Przygotowanie precyzyjnej wyceny to bardzo skomplikowany proces, uwarunkowany wieloma elementami. Zespoły poszczególnych software house mogą się pomiędzy sobą różnić np. poziomem wiedzy, doświadczenia czy stawką godzinową, co już będzie wpływać na finalną wycenę. Co więcej - dany podwykonawca wyceniając projekt bierze pod uwagę nieco inne elementy. Jest jednak kilka stałych pozycji, które powinna obejmować każda wycena:
To jednak nie koniec finalnych kosztów projektu. Powyższa wycena dotyczy wyłącznie prac związanych z software, natomiast musisz pamiętać o tym, żeby wziąć pod uwagę koszty np. hardware, certyfikatów, opłat za wykorzystanie zewnętrznych usług (np. płatności internetowych), usług hostingowych, integracji serwisu z zewnętrznymi rozwiązaniami etc.
Każdy software house stosuje własne metody wyceny realizacji projektu IT. Czynników wpływających na jej ostateczny kształt jest sporo. Są jednak elementy, które wycena powinna zawierać - trzeba je dogłębnie zanalizować i zweryfikować poprawność ich przygotowania. Najważniejsza pozostaje jej precyzja i klarowność, bo to głównie dzięki nim dany software house buduje swoją wiarygodność. Pamiętaj, że najtaniej nie znaczy najlepiej.
-> Podobał Ci się artykuł? Podziel się nim z osobami, które również uznają go za wartościowy.
-> Chcesz porozmawiać z nami o przygotowaniu aplikacji webowej dla Ciebie? Napisz krótki mail na hello@programa.pl lub zadzwoń +48 577 196 681 - poznaj nas i daj się poznać!