“Ile TO właściwie będzie kosztować”? To jedno z pytań, które poprzedza rozpoczęcie każdego projektu, zwłaszcza w IT. Jeśli chcesz uzyskać na nie wyczerpującą odpowiedź tzn. taką, na podstawie której zdecydujesz się zainwestować w rozwiązanie IT, potrzebujesz się dobrze przygotować.
Jaki jest cel projektu? Po co wdrażasz rozwiązanie? W jakim miejscu chcesz się znaleźć po jego zakończeniu? Zacznij od odpowiedzenia na te pytania. Dobrą praktyką wdrażania nowych rozwiązań IT jest zdefiniowanie celu projektu jako sytuacji idealnej, a dopiero później weryfikacja tego, co i jakim kosztem można rzeczywiście osiągnąć.
Jeśli celem Twojego projektu jest usprawnienie codziennej pracy w Twojej firmie - może to być choćby wycinek - wtedy budżet możesz postrzegać jako inwestycję w rozwój. W tej sytuacji punktem wyjścia będzie określenie mierzalnej korzyści, jaką chcesz uzyskać dzięki realizacji projektu IT.
Przykład: generowanie rocznego raportu sprzedaży w Twojej firmie angażuje wiele osób, przez co koszt jego wygenerowania jest wysoki. Chcesz więc wdrożyć narzędzie, które pozwoli Ci przygotować taki dokument łatwiej i szybciej (a przez to taniej) - ta oszczędność czasu, przeliczana na pieniądze, będzie mierzalną korzyścią z wdrożenia narzędzia. Na tej podstawie możesz oszacować wstępny budżet projektu - jeśli chcesz, by narzędzie zaczęło pracować na siebie (ROI - return of investment) np. już po roku od implementacji, potrzebujesz przeznaczyć na jego realizację równowartość kosztu raportu w ujęciu rocznym.
Budżet projektu IT i jego ROI możesz obliczyć samodzielnie korzystając z poniższego kalkulatora ROI.
Ta metoda pozwoli Ci wstępnie oszacować budżet na realizację projektu IT. Jego dokładną wysokość poznasz zbierając szczegółowe wytyczne i przygotowując dokumentację projektową. Jest to też dobry początek do wyliczeń i obiektywny wskaźnik, który można przedstawić zarządowi, motywując konieczność inwestycji w system IT w Twoim dziale.
To zadanie dla Twojego działu IT (jeśli go posiadasz), dla zewnętrznej firmy/analityka biznesowego lub potencjalnego dostawcy oprogramowania. Proces zbierania wymagań jest bardzo różny i zależy od specyfiki projektu i firmy. Co do zasady obejmuje: warsztaty z interesariuszami pozwalające zdefiniować cel projektu, następnie mapowanie procesów, przygotowanie dokumentacji, a także badanie rynku rozumiane jako zebranie informacji o istniejących rozwiązaniach, przedziałach cenowych bądź też ofert od potencjalnych wykonawców.
Jeśli robisz to własnymi siłami, zadbaj o to, by za zebranie wymagań odpowiadały osoby z wieloletnim doświadczeniem. Dużym plusem takiego podejścia jest względnie niski koszt przygotowania do projektu. Minusem natomiast może być chaos i fiasko całego projektu, jeśli zadanie zebrania wymagań powierzysz osobom o niedostatecznych kompetencjach.
Tej wiedzy i doświadczenia z pewnością nie zabraknie niezależnym firmom lub analitykom. Zaletą współpracy z nimi jest to, że na koniec dnia otrzymujesz obiektywny projekt poparty doświadczeniem i dobrymi praktykami z Twojej branży wraz z rekomendacją rozwiązania i najlepszego partnera dla realizacji Twojego projektu.
O przygotowanie analizy i zebranie wymagań możesz także poprosić potencjalnego partnera IT. Trzeba pamiętać, że zbieranie wymagań to najważniejszy etap projektu - od kompleksowości i poprawności uzyskanych tutaj danych zależy powodzenie całego przedsięwzięcia. Tym samym zarówno Twoje, jak i Twojego partnera zaangażowanie powinno być bardzo duże i obejmować odpowiednie kompetencje:
To powoduje, że proces zbierania wymagań jest czasochłonny, dlatego do ofert bezpłatnej analizy podchodź z dystansem - one nie będą niosły za sobą odpowiedniego zaangażowania. Pozorna oszczędność na tym etapie może spowodować stratę kilkudziesięciu, a nawet kilkuset tysięcy złotych, bo wdrożysz system niespełniający założeń. Podczas zbierania wymagań m.in. diagnozuje się nieścisłości i słabe punkty koncepcji projektu w celu uniknięcia implementacji rozwiązania, które albo trzeba będzie przepisać od nowa albo nieustannie wprowadzać do niego bardzo kosztowne na tym etapie poprawki. Widać to dobrze na poniższym diagramie bólu.
Opracowanie własne na podstawie M. Żmigrodzki
Zarządzanie projektami dla początkujących: jak zmienić wyzwanie w proste zadanie
Niezależnie od tego, kto odpowiada za zebranie wymagań, ten proces trwa i kosztuje w zależności od złożoności projektu. Płacisz za wieloletnie doświadczenie i dobre praktyki w budowaniu rozwiązań IT w Twojej i innych branżach, a także za “wytrącanie” ze strefy komfortu pytaniami, które ukazują najdrobniejsze szczegóły Twoich procesów - bo to one są kluczowe i dają Tobie przewagę nad innymi. A system ma to wspierać i umacniać.
Co w sytuacji, gdy dysponujesz z góry określonym budżetem na realizację danego projektu IT? Masz 2 wyjścia:
Firmy często decydują się nie informować dostawcy o budżecie, traktując ujawnienie tej wiedzy jako postawienie się pod ścianę w negocjacjach. Nie masz obowiązku przedstawiać partnerowi kosztorysu, ale jeśli chcesz otrzymać od niego racjonalną wycenę Twojego projektu, dostarcz mu dokumentację, na której oprze swoje analizy. Jeśli masz odpowiednią wiedzę techniczną to możesz ją przygotować we własnym zakresie. Jeśli nie, bezpieczniej będzie skorzystać z zewnętrznych kompetencji (audytor/ analityk biznesowy) - unikniesz wtedy rozdmuchania kosztów i proponowania nieadekwatnych do Twojego celu rozwiązań.
Po pierwsze, to oszczędność czasu - zarówno dla Twojego partnera, jak i Ciebie. Przygotowanie informacji cenowej z reguły trwa kilka dni (a wiążącej oferty nawet kilka tygodni!) i angażuje wiele osób, także po Twojej stronie.
Po drugie, budżet jest jedną ze zmiennych w procesie wytwarzania oprogramowania. Nie ma jednego, szablonowego rozwiązania, które odpowie na Twoje zdefiniowane potrzeby. W zależności od m.in. czasu, w jakim chcesz wdrożyć projekt czy budżetu, jakim dysponujesz, otrzymasz albo “malucha” albo ferrari. Oba będą realizować Twój podstawowy cel biznesowy, ale… trochę inaczej. Podając partnerowi konkretną kwotę, ułatwiasz mu przygotowanie optymalnej, najlepiej dostosowanej do Twoich potrzeb propozycji (uwzględniającej także łatwość utrzymywania narzędzia i jego dalszy rozwój).
Zdefiniowałeś już cel projektu, określiłeś korzyści, jakie chcesz osiągnąć, przygotowałeś dokumentację, może nawet prototypy rozwiązania. Pokazujesz to partnerowi, któremu chciałbyś powierzyć realizację Twojego projektu. Po jego stronie jest przygotowanie wyceny Twojej aplikacji, która powinna zawierać ściśle określone elementy. Po otrzymaniu od niego informacji zwrotnej okazuje się, że wartość oferty nie mieści się w Twoim założonym budżecie. Co możesz zrobić?
-> Podobał Ci się artykuł? Podziel się nim z osobami, dla których może być on wartościowy.
-> Planujesz projekt IT w 2018 roku i potrzebujesz jego wyceny? Napisz krótki mail na hello@programa.pl lub zadzwoń +48 577 196 681 - poznaj nas i daj się poznać!