Jak zbadać wpływ systemu informatycznego na usprawnianie procesów w firmie? Jak zmierzyć, czy i kiedy inwestycja w zaawansowane narzędzie IT się zwróci? Jak mądrze podjąć decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego, który zostanie w firmie na lata?
Odpowiedź na te pytania jest prosta: mierzyć ROI z inwestycji w projekt IT. Jak to poprawnie obliczyć?
W skrócie ROI (zwrot z inwestycji) to jeden z najważniejszych wskaźników rentowności. W odniesieniu do projektów IT wskaźnik ROI informuje o tym, czy dany projekt przyniesie firmie wymierną korzyść w określonym czasie. Innymi słowy, ROI pozwala kadrze zarządzającej podjąć decyzję o wdrożeniu systemu IT w oparciu o racjonalne przesłanki.
Wzór na obliczenie ROI wygląda następująco:
Im wyższy ROI, tym lepiej. Dla przykładu: ROI na poziomie 200%, osiągnięte po roku inwestycji w dany projekt oznacza, że firma ma 2-krotny zwrot z inwestycji po upływie tego czasu. Wskaźnik może przyjmować wartość ujemną, co będzie oznaczać, że w rozpatrywanej perspektywie czasowej projekt nie jest rentowny - inwestycja może się zwrócić, ale w dłuższym okresie. Przykład: wskaźnik ROI na poziomie -50% po upływie 1 roku od inwestycji oznacza, że w tym czasie projekt będzie generować straty. Inwestycja zwróci się po 2 latach, a po 3 latach firma odnotuje 50% zysk z wdrożenia.
Należy pamiętać, że ograniczenie kosztów inwestycji, choć teoretycznie wpłynie korzystnie na wskaźnik ROI, może zaważyć na powodzeniu projektu. Wynika to z faktu, że w projekt IT trzeba też zainwestować np. zorganizować szkolenia dla pracowników czy korzystać z doradztwa wykonawcy przez pewien czas od wdrożenia.
Przeanalizujmy mierzenie ROI na przykładzie firmy meblarskiej, posiadającej sieć 70 salonów w Polsce. Przedsiębiorstwo nie posiada jednego systemu, który integrowałby dane z wszystkich punktów sprzedaży - są one rozproszone. Obecnie przygotowanie raportu ze sprzedaży dla prezesa firmy wymaga zaangażowania wszystkich osób z działu - począwszy od pracowników salonów, ich przełożonych, kierowników regionów na dyrektorze sprzedaży kończąc. Opisaną sytuację przedstawia poniższa tabela.
| Stanowisko | Liczba osób | Czas przygotowania raportu | Koszt roboczogodziny (zł) | Kwartalny koszt całkowity (zł) |
|---|---|---|---|---|
| Sprzedawca w salonie | 280 (4 osoby w każdym z 70 salonów) | 2 | 30 | 16 800 |
| Kierownik salonu | 70 | 2 | 45 | 6 300 |
| Kierownik regionalny | 5 | 2 | 60 | 600 |
| Dyrektor sprzedaży | 1 | 8 | 100 | 800 |
| Koszt kwartalny = 24 500zł | ||||
| Koszt roczny = 98 000zł | ||||
Jak obliczyć efektywność inwestycji dla powyższego przykładu?
Okres: 1 rok.
Przychód: tutaj oszczędność po wdrożeniu systemu. Jest to koszt roboczogodzin przeznaczonych w roku na ręczne wprowadzanie danych sprzedażowych, czyli 98 000 zł.
Koszt: czyli ile firma zapłaciła za system automatyzujący wprowadzanie danych sprzedażowych, tj. 60 000 zł.
Podstawiając zmienne do wzoru:
otrzymujemy następujące równanie:
Co to oznacza?
ROI wynosi 63,33 % - oznacza to, że zwrot z inwestycji wyniósł ponad 1,5.
W ciągu niecałego roku od wdrożenia:
- system się zwrócił,
- firma zarobiła ponad ½ kwoty, którą zainwestowała w system.
Nie bierzemy tutaj pod uwagę zmieniającego się otoczenia firmy oraz “miękkich” efektów inwestycji (jakościowych). Te ostatnie - choć równie ważne jak “twarde” efekty - nie mają bezpośredniego wpływu na wynik finansowy i są przez to trudno mierzalne. Z tego powodu nie należy ich uwzględniać w obliczaniu ROI.
Przykłady trudno mierzalnych efektów inwestycji: wzrost satysfakcji klientów, szybsza i bardziej dokładna informacja zwrotna, możliwość zaoferowania klientom lepszej obsługi, usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, bardziej dokładne prognozowanie rozwoju firmy.
Dla jasności - do mierzalnych (twardych) efektów inwestycji zaliczamy m.in: oszczędność czasu ( w kontekście zmniejszenia liczby roboczogodzin) wynikającą z ograniczenia liczby błędów, zwiększenia produktywności czy przyspieszenia obsługi klienta.
W samym obliczeniu ROI pomoże prosty kalkulator, który przygotowaliśmy na bazie kilkuset zrealizowanych projektów IT.
Zastanawiasz się, czy inwestycja w projekt IT Ci się opłaci?
Chcesz się dowiedzieć, w jakim czasie się zwróci?
Skorzystaj z kalkulatora i zwiększ efektywność Twojego projektu.