Ta strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie z serwisu bez zmiany ustawień przeglądarki dotyczących cookies oznacza, że będą one zapisane w pamięci urządzenia.

Biznes
,
Programa Way

ROI w projektach IT: Jak i po co mierzyć efektywność inwestycji w system informatyczny

Jak zbadać wpływ systemu informatycznego na usprawnianie procesów w firmie? Jak zmierzyć, czy i kiedy inwestycja w zaawansowane narzędzie IT się zwróci? Jak mądrze podjąć decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego, który zostanie w firmie na lata?

Odpowiedź na te pytania jest prosta: mierzyć ROI z inwestycji w projekt IT. Jak to poprawnie obliczyć?

 

ROI w teorii

W skrócie ROI (zwrot z inwestycji) to jeden z najważniejszych wskaźników rentowności. W odniesieniu do projektów IT wskaźnik ROI informuje o tym, czy dany projekt przyniesie firmie wymierną korzyść w określonym czasie. Innymi słowy, ROI pozwala kadrze zarządzającej podjąć decyzję o wdrożeniu systemu IT w oparciu o racjonalne przesłanki.

Wzór na obliczenie ROI wygląda następująco:

ROI % = (Przychód - Koszt inwestycji) / koszt inwestycji x 100%

Im wyższy ROI, tym lepiej. Dla przykładu: ROI na poziomie 200%, osiągnięte po roku inwestycji w dany projekt oznacza, że firma ma 2-krotny zwrot z inwestycji po upływie tego czasu. Wskaźnik może przyjmować wartość ujemną, co będzie oznaczać, że w rozpatrywanej perspektywie czasowej projekt nie jest rentowny - inwestycja może się zwrócić, ale w dłuższym okresie. Przykład: wskaźnik ROI na poziomie -50% po upływie 1 roku od inwestycji oznacza, że w tym czasie projekt będzie generować straty. Inwestycja zwróci się po 2 latach, a po 3 latach firma odnotuje 50% zysk z wdrożenia.

Należy pamiętać, że ograniczenie kosztów inwestycji, choć teoretycznie wpłynie korzystnie na wskaźnik ROI, może zaważyć na powodzeniu projektu. Wynika to z faktu, że w projekt IT trzeba też zainwestować np. zorganizować szkolenia dla pracowników czy korzystać z doradztwa wykonawcy przez pewien czas od wdrożenia.

ROI w praktyce

Przeanalizujmy mierzenie ROI na przykładzie firmy meblarskiej, posiadającej sieć 70 salonów w Polsce. Przedsiębiorstwo nie posiada jednego systemu, który integrowałby dane z wszystkich punktów sprzedaży - są one rozproszone. Obecnie przygotowanie raportu ze sprzedaży dla prezesa firmy wymaga zaangażowania wszystkich osób z działu - począwszy od pracowników salonów, ich przełożonych, kierowników regionów na dyrektorze sprzedaży kończąc. Opisaną sytuację przedstawia poniższa tabela.

Koszt przygotowania rocznego raportu sprzedaży

Stanowisko Liczba osób Czas przygotowania raportu Koszt roboczogodziny (zł) Kwartalny koszt całkowity (zł)
Sprzedawca w salonie 280 (4 osoby w każdym z 70 salonów) 2 30 16 800
Kierownik salonu 70 2 45 6 300
Kierownik regionalny 5 2 60 600
Dyrektor sprzedaży 1 8 100 800
Koszt kwartalny = 24 500zł
Koszt roczny = 98 000zł
  • Stanowisko: Sprzedawca w salonie
  • Liczba osób: 280
  • Czas przygotowania raportu: 2
  • Kosz roboczowocziny (zł): 30
  • Kwartalny koszt całkotwity (zł): 16 800
  • Stanowisko: Kierownik salonu
  • Liczba osób: 70
  • Czas przygotowania raportu: 2
  • Kosz roboczowocziny (zł): 45
  • Kwartalny koszt całkotwity (zł): 6 800
  • Stanowisko: Kierownik regionalny
  • Liczba osób: 5
  • Czas przygotowania raportu: 2
  • Kosz roboczowocziny (zł): 60
  • Kwartalny koszt całkotwity (zł): 600
  • Stanowisko: Dyrektor sprzedaży
  • Liczba osób: 1
  • Czas przygotowania raportu: 8
  • Kosz roboczowocziny (zł): 30
  • Kwartalny koszt całkotwity (zł): 800
Koszt kwartalny = 24 500 zł
Koszt roczny = 98 000 zł

Jak obliczyć efektywność inwestycji dla powyższego przykładu?

Obliczanie ROI krok po kroku

Okres: 1 rok.

Przychód: tutaj oszczędność po wdrożeniu systemu. Jest to koszt roboczogodzin przeznaczonych w roku na ręczne wprowadzanie danych sprzedażowych, czyli 98 000 zł.

Koszt: czyli ile firma zapłaciła za system automatyzujący wprowadzanie danych sprzedażowych, tj. 60 000 zł.

Podstawiając zmienne do wzoru:

ROI % = (Przychód - Koszt inwestycji) / koszt inwestycji x 100%

otrzymujemy następujące równanie:

ROI = (98 000 zł - 60 000 zł)/60 000 zł = 63,33%

Co to oznacza?

ROI wynosi 63,33 % - oznacza to, że zwrot z inwestycji wyniósł ponad 1,5.

W ciągu niecałego roku od wdrożenia:
- system się zwrócił,
- firma zarobiła ponad ½ kwoty, którą zainwestowała w system.

Powyższe obliczenia są uproszczone.

Nie bierzemy tutaj pod uwagę zmieniającego się otoczenia firmy oraz “miękkich” efektów inwestycji (jakościowych). Te ostatnie - choć równie ważne jak “twarde” efekty - nie mają bezpośredniego wpływu na wynik finansowy i są przez to trudno mierzalne. Z tego powodu nie należy ich uwzględniać w obliczaniu ROI.

Przykłady trudno mierzalnych efektów inwestycji: wzrost satysfakcji klientów, szybsza i bardziej dokładna informacja zwrotna, możliwość zaoferowania klientom lepszej obsługi, usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, bardziej dokładne prognozowanie rozwoju firmy.

Dla jasności - do mierzalnych (twardych) efektów inwestycji zaliczamy m.in: oszczędność czasu ( w kontekście zmniejszenia liczby roboczogodzin) wynikającą z ograniczenia liczby błędów, zwiększenia produktywności czy przyspieszenia obsługi klienta.

Kalkulator ROI

Przed przystąpieniem do obliczenia ROi należy zadać sobie kilka pytań:

  1. Czy spodziewane oszczędności/zysk są mierzalne?
  2. Czy w/w korzyści są możliwe do osiągnięcia?
  3. Czy pozytywny wpływ wdrożenia systemu IT będzie widoczny w jednym czy wielu obszarach funkcjonowania firmy? (ważne, by korzyści nie były liczone 2 razy)

W samym obliczeniu ROI pomoże prosty kalkulator, który przygotowaliśmy na bazie kilkuset zrealizowanych projektów IT.

Oblicz ROI Twojego projektu IT

Zastanawiasz się, czy inwestycja w projekt IT Ci się opłaci?
Chcesz się dowiedzieć, w jakim czasie się zwróci?
Skorzystaj z kalkulatora i zwiększ efektywność Twojego projektu.

Obliczam ROI

Udostępnij:
[] []