ROI w projektach IT: Jak i po co mierzyć efektywność inwestycji w system informatyczny
Jak zbadać wpływ systemu informatycznego na usprawnianie procesów w firmie? Jak zmierzyć, czy i kiedy inwestycja w zaawansowane narzędzie IT się zwróci? Jak mądrze podjąć decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego, który zostanie w firmie na lata?
Odpowiedź na te pytania jest prosta: mierzyć ROI z inwestycji w projekt IT. Jak to poprawnie obliczyć?
ROI w teorii
W skrócie ROI (zwrot z inwestycji) to jeden z najważniejszych wskaźników rentowności. W odniesieniu do projektów IT wskaźnik ROI informuje o tym, czy dany projekt przyniesie firmie wymierną korzyść w określonym czasie. Innymi słowy, ROI pozwala kadrze zarządzającej podjąć decyzję o wdrożeniu systemu IT w oparciu o racjonalne przesłanki.
Wzór na obliczenie ROI wygląda następująco:
ROI % = (Przychód - Koszt inwestycji) / koszt inwestycji x 100%
Im wyższy ROI, tym lepiej. Dla przykładu: ROI na poziomie 200%, osiągnięte po roku inwestycji w dany projekt oznacza, że firma ma 2-krotny zwrot z inwestycji po upływie tego czasu. Wskaźnik może przyjmować wartość ujemną, co będzie oznaczać, że w rozpatrywanej perspektywie czasowej projekt nie jest rentowny - inwestycja może się zwrócić, ale w dłuższym okresie. Przykład: wskaźnik ROI na poziomie -50% po upływie 1 roku od inwestycji oznacza, że w tym czasie projekt będzie generować straty. Inwestycja zwróci się po 2 latach, a po 3 latach firma odnotuje 50% zysk z wdrożenia.
Należy pamiętać, że ograniczenie kosztów inwestycji, choć teoretycznie wpłynie korzystnie na wskaźnik ROI, może zaważyć na powodzeniu projektu. Wynika to z faktu, że w projekt IT trzeba też zainwestować np. zorganizować szkolenia dla pracowników czy korzystać z doradztwa wykonawcy przez pewien czas od wdrożenia.
ROI w praktyce
Przeanalizujmy mierzenie ROI na przykładzie firmy meblarskiej, posiadającej sieć 70 salonów w Polsce. Przedsiębiorstwo nie posiada jednego systemu, który integrowałby dane z wszystkich punktów sprzedaży - są one rozproszone. Obecnie przygotowanie raportu ze sprzedaży dla prezesa firmy wymaga zaangażowania wszystkich osób z działu - począwszy od pracowników salonów, ich przełożonych, kierowników regionów na dyrektorze sprzedaży kończąc. Opisaną sytuację przedstawia poniższa tabela.
Koszt przygotowania rocznego raportu sprzedaży
Stanowisko |
Liczba osób |
Czas przygotowania raportu |
Koszt roboczogodziny (zł) |
Kwartalny koszt całkowity (zł) |
Sprzedawca w salonie |
280 (4 osoby w każdym z 70 salonów) |
2 |
30 |
16 800 |
Kierownik salonu |
70 |
2 |
45 |
6 300 |
Kierownik regionalny |
5 |
2 |
60 |
600 |
Dyrektor sprzedaży |
1 |
8 |
100 |
800 |
Koszt kwartalny = 24 500zł |
Koszt roczny = 98 000zł |
- Stanowisko: Sprzedawca w salonie
- Liczba osób: 280
- Czas przygotowania raportu: 2
- Kosz roboczowocziny (zł): 30
- Kwartalny koszt całkotwity (zł): 16 800
- Stanowisko: Kierownik salonu
- Liczba osób: 70
- Czas przygotowania raportu: 2
- Kosz roboczowocziny (zł): 45
- Kwartalny koszt całkotwity (zł): 6 800
- Stanowisko: Kierownik regionalny
- Liczba osób: 5
- Czas przygotowania raportu: 2
- Kosz roboczowocziny (zł): 60
- Kwartalny koszt całkotwity (zł): 600
- Stanowisko: Dyrektor sprzedaży
- Liczba osób: 1
- Czas przygotowania raportu: 8
- Kosz roboczowocziny (zł): 30
- Kwartalny koszt całkotwity (zł): 800
Jak obliczyć efektywność inwestycji dla powyższego przykładu?
Obliczanie ROI krok po kroku
Okres: 1 rok.
Przychód: tutaj oszczędność po wdrożeniu systemu. Jest to koszt roboczogodzin przeznaczonych w roku na ręczne wprowadzanie danych sprzedażowych, czyli 98 000 zł.
Koszt: czyli ile firma zapłaciła za system automatyzujący wprowadzanie danych sprzedażowych, tj. 60 000 zł.
Podstawiając zmienne do wzoru:
ROI % = (Przychód - Koszt inwestycji) / koszt inwestycji x 100%
otrzymujemy następujące równanie:
ROI = (98 000 zł - 60 000 zł)/60 000 zł = 63,33%
Co to oznacza?
ROI wynosi 63,33 % - oznacza to, że zwrot z inwestycji wyniósł ponad 1,5.
W ciągu niecałego roku od wdrożenia:
- system się zwrócił,
- firma zarobiła ponad ½ kwoty, którą zainwestowała w system.
Powyższe obliczenia są uproszczone.
Nie bierzemy tutaj pod uwagę zmieniającego się otoczenia firmy oraz “miękkich” efektów inwestycji (jakościowych). Te ostatnie - choć równie ważne jak “twarde” efekty - nie mają bezpośredniego wpływu na wynik finansowy i są przez to trudno mierzalne. Z tego powodu nie należy ich uwzględniać w obliczaniu ROI.
Przykłady trudno mierzalnych efektów inwestycji: wzrost satysfakcji klientów, szybsza i bardziej dokładna informacja zwrotna, możliwość zaoferowania klientom lepszej obsługi, usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, bardziej dokładne prognozowanie rozwoju firmy.
Dla jasności - do mierzalnych (twardych) efektów inwestycji zaliczamy m.in: oszczędność czasu ( w kontekście zmniejszenia liczby roboczogodzin) wynikającą z ograniczenia liczby błędów, zwiększenia produktywności czy przyspieszenia obsługi klienta.
Kalkulator ROI
Przed przystąpieniem do obliczenia ROi należy zadać sobie kilka pytań:
- Czy spodziewane oszczędności/zysk są mierzalne?
- Czy w/w korzyści są możliwe do osiągnięcia?
- Czy pozytywny wpływ wdrożenia systemu IT będzie widoczny w jednym czy wielu obszarach funkcjonowania firmy? (ważne, by korzyści nie były liczone 2 razy)
W samym obliczeniu ROI pomoże prosty kalkulator, który przygotowaliśmy na bazie kilkuset zrealizowanych projektów IT.