Przygotowujesz się do wdrożenia rozwiązania IT w firmie. Wierzysz, że jego implementacja pozwoli zautomatyzować i zoptymalizować procesy wewnętrzne, usprawniając wykonywanie codziennych obowiązków. Chcesz, by dzięki temu rozwiązaniu firma stabilnie się rozwijała. Zobacz 8 najważniejszych elementów, na które powinieneś zwrócić uwagę, wdrażając nowe narzędzie IT w firmie.
Masz wolne 10.000 zł czy 100.000 zł? Oczekujesz wdrożenia po dwóch miesiącach czy akceptujesz implementację po pół roku od podjęcia zobowiązania? W zależności od tego, jak ustawisz te parametry, Twój projekt będzie przebiegał inaczej i inny będzie jego rezultat końcowy.
Wiesz, jaki masz budżet? Sprawa jest prosta - wybierz partnera IT, który ma dobre referencje i doświadczenie w realizacji zbliżonych do Twojego projektów.
Nie wiesz, jaki masz budżet? Poproś partnera IT o przygotowanie informacji cenowej. To jeszcze nie jest wiążąca oferta (której dobre przygotowanie zajmuje czas, a czasami i pieniądze), ale na podstawie tych szacunków będziesz wiedzieć, z jakim kosztem możesz się liczyć.
Jeśli Twój projekt może być realizowany w kilku etapach, rozważ, czy na początku nie warto byłoby zacząć od wdrożenia podstawowego modułu i z czasem implementować pozostałe. Dzięki temu system szybko przyniesie Tobie oczekiwane korzyści, zacznie na siebie zarabiać, co pozwoli Ci na jego dalszy rozwój.
Podobną zasadę możesz wykorzystać przy określeniu czasu, w którym partner ma zrealizować projekt. Zapytaj, co jest w stanie przygotować w określonym terminie, a jeśli ten czas jest dla Ciebie zbyt długi, realizuj projekt etapami.
Czy dzięki wdrożeniu rozwiązania IT w Twojej firmie pracownicy zaoszczędzą czas na wykonywaniu codziennych obowiązków? Zwiększysz produktywność z tytułu zmniejszenia liczby błędów w procesie produkcyjnym? A może przyspieszysz obsługę klienta, bo przeniesiesz komunikację z czterech narzędzi do jednego?
W ustaleniu celu i mierników sukcesu pomoże Ci Twój partner IT - te kwestie są zawsze uszczegóławiane na początku projektu. Zastanów się, co chcesz osiągnąć poprzez wdrożenie rozwiązania pod kątem biznesowym, a profesjonalista przełoży to na język techniczny i dobierze do tego odpowiednie narzędzia.
Zacznij od zbadania, czy i kiedy inwestycja w rozwiązanie IT Ci się opłaci.
Zarezerwuj na to czas. Dużo czasu. Lepiej wystartować z projektem 2 tygodnie później, ale mieć dobrze rozpisany proces, niż ruszyć szybko i równie szybko zacząć rozwiązywać problemy, których można było uniknąć.
Dobry plan to taki, który jest zbudowany od podstaw i dostosowany do specyfiki Twojego przedsiębiorstwa, jego rozmiarów oraz procesów wewnętrznych. Punktem wyjścia jest ustalenie celu, jaki Twoja firma chce osiągnąć dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania IT.
Statystyki dotyczące zarządzania projektami nie pozostawiają złudzeń - raptem 64% zrealizowanych projektów odpowiada na zdefiniowane przed jego rozpoczęciem cele.
Dlaczego tylko tyle? Wśród przyczyn nieudanych projektów najczęściej wymienia się źle zdefiniowane lub zmieniające się wymagania względem tworzonego narzędzia oraz źle oszacowaną ilość wymaganych zasobów (w tym ludzkich).
Do takiej sytuacji nie dojdzie, jeśli zainwestujesz w proces zbierania wymagań do projektu. W praktyce oznacza to szereg spotkań z zespołem, który będzie tworzył oprogramowanie tj. analitykami biznesowymi, osobami technicznymi, czasami z projektantem UX/UI. Celem tych spotkań jest m.in. omówienie i akceptacja celu projektu (przez obie strony), zmapowanie procesów do usprawnienia, a także określenie wszystkich niezbędnych zasobów potrzebnych do realizacji projektu. To pozwala przygotować pełną dokumentację projektową, w tym także prototypy Twojego narzędzia. Dzięki temu będziesz mieć pełną świadomość, jak Twoje narzędzie będzie wyglądać i działać, jaka technologia zostanie użyta do jego wytworzenia, a także kiedy zostanie wdrożone funkcjonalne narzędzie.
Możesz to zrobić na 2 sposoby:
a) zaangażować w projekt Twoich pracowników.
W projekcie powinny znaleźć się osoby posiadające doświadczenie w kierowaniu projektem zarówno na poziomie biznesowym (project manager), jak i w obszarze rozwiązań IT/software (IT manager). Ta pierwsza odpowiadać będzie za zarządzanie, planowanie, kontrolę i koordynowanie projektu w celu dowiezienia go na czas i zgodnie z założonym budżetem. Z kolei wewnętrzny IT manager jest odpowiedzialny za koordynację wszystkich działań związanych z IT pomiędzy firmą a dostawcą oprogramowania. Odważ się zaangażować Twoich najlepszych pracowników - ich obszerna wiedza o firmie i procesach jest niezbędna do wytworzenia narzędzia odpowiadającego Waszym potrzebom.
b) współpracować z profesjonalistami z zewnątrz.
Jako klient nie musisz mieć wiedzy o wdrożeniach rozwiązań software’owych - to odpowiedzialność Twojego partnera. Wybierz go, kierując się jego doświadczeniem i portfolio.
Bez względu na to, na którą opcję się zdecydujesz, zadbaj o to, by zespół projektowy doskonale rozumiał cel Twojego projektu. Spotkanie i rozmowy pozwolą zebrać szczegółowe wymagania do dalszej pracy i przyswoić niezbędną wiedzę o procesach, które trzeba usprawnić. Innymi słowy - w projekt powinna być również zaangażowana osoba z kierownictwa firmy, a także przyszłych użytkowników narzędzia.
Projekt możesz prowadzić korzystając z wielu metodyk. W dużym skrócie - możesz to robić w sposób typowo zwinny (wybierając np. Scrum) lub z użyciem innych stylów zarządzania projektem (np. Kanban, Prince2). Wybór zależy od wielu czynników m.in. wielkość projektu, ilość uczestników, charakteru projektu i wielu innych.
Z reguły zwinne podejście do prowadzenia projektu sprawdza się wtedy, kiedy nie masz sprecyzowanych założeń i wymagań co do rozwiązania IT, które chcesz wdrożyć. Twoje narzędzie jest wypracowywane w krótkich iteracjach (odstępach czasu), z mniejszym naciskiem na tworzenie dokumentacji, a większym na świetną komunikację zarówno w zespole, jak i z Tobą. Aby ta metodyka przyniosła oczekiwane rezultaty, potrzebna jest bardzo ścisła współpraca pomiędzy dostawcą, a zamawiającym. Metodyki zwinne traktują zmianę wymagań w sposób dość liberalny i zakładają takie tworzenie projektów, że ewentualne zmiany nie wpływają na jego jakość. Sposób rozliczenia: za wykonaną zgodnie z planem iterację lub liczbę roboczodni. Odpowiednia dla wytwarzania dużych rozwiązań software.
Z kolei wybór innych niż typowo zwinnych metodyk jest dobry wtedy, gdy jeszcze przed rozpoczęciem projektu masz zmapowane procesy, posiadasz dokumentację projektową i dokładnie wiesz, co chcesz zbudować. Zadaniem zespołu tworzącego Twoje oprogramowanie jest wtedy przygotowanie prototypów narzędzia, następnie jego zaprogramowanie, przetestowanie i wdrożenie. Zakres prac jest ustalony na stałe, a koszty określone szacunkowo. Te metodyki zaangażują Cię mniej w realizację projektu, ale to nie znaczy, że w ogóle. Podejście odpowiednie dla tworzenia mniejszych rozwiązań software.
Nie musisz wiedzieć, jaka technologia jest najlepsza do Twojego projektu. Zweryfikujesz to na etapie zbierania wymagań. Jedyną rzeczą, na jakiej powinieneś się skupić, to wybór zespołu tworzącego oprogramowanie, który dobierze optymalną technologię do Twojego projektu.
Nikt nie lubi zmian. Lubimy za to naszą “strefę komfortu”, która - paradoksalnie - nie zawsze jest komfortowa, ale pozwala nam funkcjonować zgodnie z ustalonym rytmem pracy i w oparciu o znane narzędzia. Jak pokazują badania, nawet 95% naszych codziennych zachowań i decyzji odbywa się poza kontrolą naszej świadomości. Działamy automatycznie, przyzwyczajamy się, stąd na innowacje, które mają zaburzyć status quo i nawyki, patrzymy z ukosa.
Właśnie dlatego tak ważne jest zaangażowanie w projekt docelowych użytkowników systemu. Również oni powinni zrozumieć, jaka jest jego idea i współuczestniczyć w jego tworzeniu. Dzięki temu szybko zobaczą, jakie konkretne korzyści płyną dla nich z wdrożenia nowego narzędzia i łatwiej będzie im zacząć z niego korzystać. Gdy rozwiązanie zostanie zaimplementowane - zainwestuj w szkolenia z jego obsługi. Aby proces wdrażania przebiegał sprawnie i każdy nabywał potrzebne mu umiejętności, podziel użytkowników na mniejsze grupy.
To najważniejsze elementy, które powinieneś wziąć pod uwagę, planując wdrożenie rozwiązania IT. Jednak myślenie o rozwoju firmy w oparciu o system informatyczny nie kończy się na jego implementacji. Skoro procesy wewnątrz Twojej firmy się zmieniają, będą się także zmieniać wymagania użytkowników systemu. Innymi słowy - rozwijaj swoje narzędzie. Cały czas.
-> Podobał Ci się artykuł? Podziel się nim z osobami, które również uznają go za wartościowy.
-> Chcesz z nami porozmawiać o wdrożeniu systemu IT w Twojej firmie? Napisz krótki mail na hello@programa.pl lub zadzwoń +48 577 196 681 - poznaj nas i daj się poznać!