Kiedy warto zdecydować się na oprogramowanie dedykowane? O ile jest to usprawnienie, które ułatwi codzienną pracę, o tyle wątpliwości związane z jego opłacalnością są zrozumiałe. Na szczęście istnieją narzędzia, które pomogą w oszacowaniu kosztów systemu IT oraz ryzyka inwestycji.
Dedykowany system IT jest jak garnitur szyty na miarę: dopasowany do gustów i potrzeb. Rozwiązania technologiczne projektowane z myślą o konkretnych klientach mają na celu usprawnienie ich codziennej pracy, automatyzację powtarzalnych procesów czy poprawę komunikacji. Bardzo często dedykowany system zostaje wprowadzony w miejsce arkuszy Excel, aby zapewnić pracownikom łatwiejszy dostęp do dokumentów. System może służyć także ułatwieniu dostępu do danych, jak np. stworzone przez Programę elektroniczne biuro obsługi klienta dla Aquanetu, dzięki któremu pracownicy i klienci firmy mają dostęp do wszystkich informacji w tym samym czasie. To naturalna konsekwencja rozwoju organizacji, której analogowe narzędzia już nie wystarczają. Automatyzacja procesów może zresztą wznieść działalność firmową na kolejny poziom, umożliwiając szybszą i wydajniejszą pracę czy dokładniejszą analizę danych. Wszystko zależy jednak od indywidualnego przypadku, a decyzje podejmowane są podczas pierwszych spotkań klienta z software housem.
Warsztaty prowadzone przez software house jeszcze przed rozpoczęciem projektu skutkują określeniem potrzeb i wymagań. Zdarza się, że w trakcie takiego spotkania okazuje się, że dany proces w firmie należy zmienić czy zoptymalizować. Wnioski ze wspólnej dyskusji służą opracowaniu specyfikacji.
O tym, jak przebiega etap przygotowań do projektu, przeczytasz tutaj:
Szukaj problemu zamiast rozwiązania - myślenie projektowe
Skutecznym sposobem na realistyczne oszacowanie kosztów jest analiza przedwdrożeniowa, czyli warsztat, który prowadzi do określenia oczekiwań. Podczas takiego spotkania projektanci poznają specyfikę pracy klienta i jego potrzeby, a klient dowiaduje się, co jest możliwe do technicznej realizacji. Przeprowadzenie analizy umożliwia także spore oszczędności, ponieważ zapobiega drastycznym zmianom na późniejszych etapach projektu. Efektem warsztatów jest udokumentowana specyfikacja, na podstawie której można przystąpić do wdrażania.
Więcej o korzyściach płynących z analizy znajdziesz pod linkiem:
Analiza przedwdrożeniowa, czyli zrealizuj projekt IT z głową. 5 dowodów na win-win
ROI (return of investment) to wskaźnik zwrotu z inwestycji. Aby go określić, wystarczy skorzystać ze wzoru:
lub naszego kalkulatora. To prosty sposób na to, aby móc oszacować wartość projektu i podjąć rozsądną decyzję. Dzięki ROI poznamy m.in. ilość zaoszczędzonych roboczogodzin, zmniejszenie ilości błędów, zwiększenie produktywności.
Jest to jednak pewne uproszczenie, ponieważ istnieją też czynniki, których nie można zmierzyć wzorem.
zdj. Kelly Sikkema
Inwestycja może przynieść nie tylko mierzalne efekty, ale też te niemierzalne, które często są równie ważne. O ile można określić oszczędność czasu czy zmniejszenie liczby popełnianych błędów, o tyle trudniej zidentyfikować poziom zadowolenia klienta czy jego lojalność. Miękkich, niemierzalnych efektów nie powinniśmy jednak lekceważyć. Od szeroko pojętego customer experience wiele zależy. Całościowe doświadczenie klienta - bądź pracownika - decyduje o tym, czy zdecyduje się na kontynuację współpracy, czy będzie polecał daną instytucję i, być może, w naturalny sposób stanie się jej ambasadorem. Warto zatem dopilnować, aby projektowany system dedykowany był wygodny i przyjemny w obsłudze i budził w docelowych użytkownikach pozytywne wrażenia.
W dobie ekonomii doświadczenia CX nabiera coraz większego znaczenia. Ekonomia doświadczenia to termin ukuty przez B. Josepha Pine’a II i Jamesa H. Gilmore’a w 1998 roku. Autorzy pojęcia zwrócili uwagę na to, że po tym, jak gospodarkę produktów wyparła wymiana usług, nastąpił czas doświadczeń. W wyjściu do kawiarni nie chodzi już ani o kupno kawy, ani o to, że ktoś przygotuje ją za nas – to, co się liczy, to całościowe doświadczenie samo w sobie. Projektując dedykowany system IT, również pamiętamy o tym, aby na każdym etapie interakcja z nim była przyjemna.
Warto myśleć przyszłościowo. Co po otrzymaniu dedykowanego systemu? W przypadku współpracy z Programa™ możesz spodziewać się kontaktu i wsparcia także po oddaniu projektu. Na czym polega praca nad utrzymaniem aplikacji? To zapobieganie błędom i awariom oraz aktualizowanie. Tego rodzaju procesy są niezbędne, jeśli program ma służyć przez kolejne lata.
Utrzymywanie systemu przez software house, który go stworzył jest o tyle optymalnym rozwiązaniem, że oszczędza dużo czasu, który nowy zespół musiałby poświęcić na naukę. Zespół twórców może z łatwością dokonywać poprawek, wiedząc, jakimi narzędziami powstał dany system IT. Korzystając z oprogramowania, możemy też udoskonalać je na bieżąco, jeszcze bardziej dopasowując je do własnych potrzeb.
Rozważając wprowadzenie oprogramowania dedykowanego, warto poświęcić czas na jego dobre zaprojektowanie i zaplanowanie. Aby faktycznie spełniało swoje funkcje, musi być dopasowane do potrzeb użytkowników docelowych.
Z tego względu lepiej nie pomijać początkowych etapów projektu, takich jak analiza przedwdrożeniowa.
Aby oszacować koszty inwestycji i jej rentowność, można posłużyć się wskaźnikiem ROI, który odpowie na pytanie, kiedy projekt się zwróci. Nie należy jednak lekceważyć niewymiernych efektów wdrożenia nowego systemu, takich jak ogólna poprawa satysfakcji klienta czy pracownika, które mogą łączyć się z większą lojalnością czy efektywnością.
W przypadku pracy nad oprogramowaniem z profesjonalnym zespołem, można spodziewać się kontaktu również po zakończeniu projektu: wsparcie przy utrzymaniu aplikacji będzie nieocenione.
Czytaj też:
Artykuł Pawła Elbanowskiego o mierzeniu ROI