Co zyskasz na outsourcingu?

Czym jest outsourcing?

Outsourcing, czyli outside-resource-using, polega na zlecaniu wybranych prac zewnętrznym podmiotom. To pojęcie dotyczyło pierwotnie niemieckich projektów kupowanych przez brytyjski przemysł motoryzacyjny, obecnie jednak dotyczy coraz większej ilości branż. Zleca się wsparcie procesów rekrutacyjnych, sprzątanie, prowadzenie księgowości jak i realizację dużych projektów przez zewnętrzne zespoły IT. Jak wykazują badania przeprowadzone przez HRL, wdrożenie outsourcingu polepszyło sytuację aż 71,5% firm.

Rodzaje outsourcingu: body leasing

Jednym z typów outsourcingu jest body leasing. To model polegający na wynajęciu pojedynczych pracowników i dobre rozwiązanie, kiedy w firmie z zespołem technicznym nagle pojawia się projekt, który wymaga większej pracy. Body leasing pozwoli odciążyć zespół oraz jednocześnie uniknąć kosztów związanych z rekrutacją i rozliczeniami nowego pracownika. Taka formuła zakłada też współpracę krótkofalową i ułatwia rozliczenie jej. Dużo łatwiej jest powierzyć część zadań osobie z zewnątrz, niż zatrudniać stałego pracownika w sytuacji, w której jest potrzebny tylko na jeden projekt. 

Rodzaje outsourcingu: co zmienia odległość?

Outsourcować można też całe zespoły czy software house’y. Gdzie szukać odpowiedniego partnera do współpracy? W zależności od dystansu, wyróżniamy:

• offshoring, czyli delegowanie zadań do firm odległych geograficznie
• nearshoring, czyli współpracę z firmami z pobliskich krajów
• onshoring - przekazywanie pracy firmie z własnego kraju

Czym kierować się przy podejmowaniu decyzji o lokalizacji podwykonawcy? Wszystko zależy od rodzaju projektu, do którego potrzebni są dodatkowi specjaliści. Decydując się na outsourcing, warto mieć na uwadze, czego praktycznie będzie wymagała współpraca. Być może konieczne jest tylko wykonanie prostych zadań, które namnożyły się w projekcie - wówczas offshoring umożliwi obniżenie kosztów. Co jednak, kiedy projekt jest skomplikowany i będzie wymagał konsultacji? W tym przypadku lepiej rozważyć wykonawcę, z którym nie będą dzielić nas strefy czasowe. Co więcej, warto sprawdzić, jak sprawny jest kontakt z potencjalnym podwykonawcą.

Kiedy warto skorzystać z takiej formy współpracy?
Powierzanie zadań zewnętrznym specjalistom jest wyjątkowo przydatne, kiedy okazuje się, że projekt wymaga więcej zasobów, niż zakładaliśmy. To także koło ratunkowe w sytuacji, w której doszło do niespodziewanych zmian personalnych. Więcej o tym, co zrobić, kiedy projekt trzeba zakończyć, a nie ma kim, przeczytasz tutaj. 

Czy outsourcing ma wady? Jak się przed nimi ustrzec?

Obawy związane z outsourcingiem są zrozumiałe. Wśród zagrożeń można wymienić ograniczony nadzór nad zlecanymi pracami czy kwestie bezpieczeństwa danych przedsiębiorstwa. Z tego powodu, planując outsourcing warto zbadać rynek i wybrać takiego współpracownika, z którym nie będzie takiego ryzyka. Kwestie danych można zastrzec podpisując odpowiednie umowy, zaś formę kontroli postępu prac warto ustalić już podczas wstępnych rozmów. Raport HRL wskazuje również na potencjalne spory między klientem a dostawcą usługi - przed tym można się przestrzec starannie dobierając wykonawcę oraz ustalając szczegóły współpracy jeszcze przed jej rozpoczęciem. Więcej o tym, jak planować realizację projektu IT z zewnętrznym wykonawcą przeczytasz w tekście:

Realizacja projektu IT: wewnętrzny zespół czy outsourcing programistów?

Komu zlecać outsourcing?

Komu w takim razie zlecać outsourcing? Szukać indywidualnych specjalistów, czy zatrudniać cały software house? Szukać podwykonawcy w Polsce czy za granicą? Przed rozstrzygnięciem tych wyborów, należy zadać sobie kilka pytań:

• czego oczekuję od podwykonawcy?
• czy potrzebuję znajomości konkretnych technologii?
• gdzie się zaczyna i kończy jego odpowiedzialność względem projektu?
• jak specjalistycznych kompetencji potrzebuję?
• czy potrzebuję stałego kontaktu z podwykonawcą, czy tylko dostarczenia efektów?
• czy potrzebuję konsultacji projektowych, czy tylko wykonania zadania? 

Tak naprawdę na tej podstawie można poszukać software house’u bądź specjalistów, którzy faktycznie spełnią swoją rolę. Szukając takich osób lub zespołów, warto przyjrzeć się ich profilowi działalności, zapoznać się z portfolio i referencjami. Warto też porozmawiać przez telefon lub Skype o swoich oczekiwaniach i możliwościach podwykonawcy i sprawdzić, czy komunikacja jest efektywna. Jeżeli na typ etapie wszystko przebiega płynnie, można przejść do wyceny i ostatecznej decyzji.

Co możesz zyskać?

Wśród motywów przeważających w firmach, które korzystają z outsourcingu, pojawiają się oszczędności finansowe oraz zwolnienie własnych zasobów do innych celów. Co jeszcze można zyskać delegując zadania ekspertom? Do korzyści z outsourcingu należą:

• Czas i wydajność. Unikając procesów rekrutacyjnych czy budowania wewnętrznej struktury IT, można skupić się na kluczowych celach firmy.
• Profesjonalna realizacja projektu. Zdarza się, że chęć oszczędności prowadzi do tego, że przedsiębiorca podejmuje się zbyt trudnych zadań sam. W efekcie nie wykonuje ich na odpowiednim poziomie, a projekt się wydłuża ze względu na niezbędne poprawki. Prawdziwą oszczędnością jest zatrudnienie specjalisty, który zrealizuje założone zadania w najszybszym możliwym czasie.
• Dostęp do określonych kompetencji. Częstą przyczyną podjęcia decyzji o outsourcingu jest to, że na lokalnym rynku nie ma nikogo o określonych umiejętnościach. 

Podsumowanie

Kiedy tylko okazuje się, że zadanie przerasta posiadane zasoby, warto zdecydować się na zatrudnienie zewnętrznego specjalisty. Aby współpraca przebiegała pomyślnie, należy się do niej odpowiednio przygotować, precyzyjnie określając założone cele, zakres zadań podwykonawcy, oczekiwania względem częstotliwości i formy komunikacji czy raportowania pracy. Wówczas możemy mieć pewność, że zadania zostaną odpowiednio „dowiezione”. 

Jeśli chcesz być na bieżąco z treściami Programy™, obserwuj nas.